為了做好商務(wù)會(huì)談這項(xiàng)辛苦繁瑣而又十分關(guān)鍵的工作，必需事前做好充足預(yù)備。許多研討表明，預(yù)備工作的充足與否直接影響到會(huì)談的結(jié)果。在一般的進(jìn)出口會(huì)談中，需要預(yù)備的事項(xiàng)很多，其中主要包含下列工作:

一、組織會(huì)談團(tuán)隊(duì)

加入會(huì)談的人員需要具備多方面的專業(yè)知識(shí)，并擅長綜合運(yùn)用各種知識(shí)。一般地說，他們應(yīng)具備下列條件:

(1)必需熟習(xí)我國對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易方面的方針政策，并了解 關(guān)于對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易方面的具體政策辦法。

(2)必需掌握洽商交易流程中可能涉及的各種商務(wù)專業(yè)知識(shí)，如商品知識(shí)、市場知識(shí)、金融知識(shí)和運(yùn)輸、保險(xiǎn)等方面的知識(shí)。

(3)必需熟習(xí)我國公布的有關(guān)涉外法律、法令與規(guī)則，并了解有關(guān)國際貿(mào)易、國際技術(shù)轉(zhuǎn)讓和國際運(yùn)輸?shù)确矫娴姆伞⑼ɡ约坝嘘P(guān) 的政策辦法、法規(guī)和管理制度等方面的知識(shí)。

(4)應(yīng)該熟練地掌握外語，并能用外語直接治談交易和處置有關(guān)商務(wù)問題。

(5)具有較高的 、政策程度，較好的心理素質(zhì)和較高策略程度，并擅長靈活靈巧地處置洽商流程中涌現(xiàn)的各種問題。

二、熟習(xí)目的市場

在會(huì)談流程中，由于交易雙方的立場及其尋求的具體目的各不相同，故往往充斥尖利繁瑣的利害沖突并涌現(xiàn)重復(fù)討價(jià)還價(jià)的情形。加入商務(wù)會(huì)談人員的義務(wù)是，依據(jù)購銷意圖，針對(duì)交易對(duì)手的具體情形，發(fā)揮各種行之有效的策略，準(zhǔn)確處置和解決彼此間的沖突和抵觸，謀求一致，達(dá)成一項(xiàng)雙方都能接收的公正合理的協(xié)定。由于交易雙方達(dá)成的協(xié)定，不僅直接關(guān)系著雙方當(dāng)事人的利害得失，而且具有法律上的束縛力，不得輕易轉(zhuǎn)變，所以是否拍板成交和達(dá)成協(xié)定，彼此都應(yīng)持鄭重態(tài)度。如果由于失誤而導(dǎo)致商量失敗，就會(huì)失掉成交的機(jī)遇。如果由于我方人員急于求成、忽視大意或其他原因，作了不應(yīng)有的妥協(xié)，或接收了不合理的成交條件和有悖于法律規(guī)定的條款，致使交易商量中涌現(xiàn)一些錯(cuò)誤和隱患，往往事后難以補(bǔ)救。這不僅會(huì)使我方在經(jīng)濟(jì)上遭遇不應(yīng)有的損失，而且還可能給履約造成困難，進(jìn)而影響雙方關(guān)系，對(duì)外造成不良的 影響。

在會(huì)談之前，必需從調(diào)查研討人手，通過各種門路普遍收集市場材料，增強(qiáng)對(duì)國外市場供銷狀態(tài)、價(jià)錢動(dòng)態(tài)、政策法令辦法和貿(mào)易習(xí)慣等方面情形的調(diào)查研討。會(huì)談對(duì)方在思考滿足其利益時(shí)，一般都脫離不了他所處的市場環(huán)境。熟習(xí)目的市場情形，可以讓我們更了解會(huì)談對(duì)方的實(shí)際和潛在的要求情形，以便更好地把握會(huì)談的結(jié)果。

在熟習(xí)國外目的市場時(shí)，應(yīng)該注意以下兩個(gè)問題。

(1)增強(qiáng)對(duì)市場供求關(guān)系的研討，包含價(jià)錢走勢，以及影響供求關(guān)系的市場因素，如 決策、消費(fèi)者偏好、企業(yè)投資要求、優(yōu)惠政策、工資程度、貨幣政策、財(cái)政政策等的研討。

(2)思考目的市場的競爭情形。首先，掌握國外市場的競爭狀態(tài)，可以使得我方合理明確成交的價(jià)錢條件，避免涌現(xiàn)定價(jià)過高或過低的情形。因?yàn)椋▋r(jià)過高，可能造成喪失成交機(jī)遇或者影響會(huì)談效力;定價(jià)過低，又會(huì)付出不必要的代價(jià)。其次，掌握國外市場的競爭情形，可以使我們有更多的選擇余地。如果談不成，我們可以思考其他替代的計(jì)劃，以便為我方獲取較好的成交條件提供討價(jià)還價(jià)的籌碼。例如向國外訂貨時(shí)，要做到“貨比三家”，從優(yōu)選擇，以維護(hù)我方的利益。

三、了解交易對(duì)象

為了做到“知己知彼”，在商務(wù)會(huì)談之前，首先必需通過各種門路對(duì)客戶的 、文化背景、資信情形、經(jīng)營規(guī)模、經(jīng)營才能和經(jīng)營風(fēng)格等方面的情形進(jìn)行了解和分析，防備國際商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。其次，要對(duì)客戶真實(shí)的需要進(jìn)行了解和交流。通過各種有效門路探求客戶的潛在的需要。更后，就是要了解客戶慣常的做法，以及關(guān)懷和擔(dān)憂的問題，以便在滿足對(duì)方要求的同時(shí)，為我方爭奪較好的成交條件。

四、制訂商務(wù)會(huì)談的計(jì)劃

會(huì)談的計(jì)劃，是指為了完成某種或某類商品的進(jìn)出口義務(wù)而明確的經(jīng)營意圖、需要到達(dá)的更高或更低目的，以及為實(shí)現(xiàn)該目的所應(yīng)采用的策略、程序和做法，它是對(duì)外治談人員遵守的根據(jù)。計(jì)劃的內(nèi)容繁簡不一。對(duì)大批進(jìn)出口商品交易所擬定的經(jīng)營計(jì)劃，一般對(duì)比詳細(xì)具體，尤其是制訂某些大批交易或要點(diǎn)商品的會(huì)談?dòng)?jì)劃時(shí)，更要思考周全,因?yàn)闀?huì)談?dòng)?jì)劃的完美與否，是決議成敗的重要。在會(huì)談?dòng)?jì)劃中，對(duì)需要會(huì)談的問題，應(yīng)分清主次，合理支配會(huì)談的先后次序，明白對(duì)每一主要問題應(yīng)該掌握的分寸和尺度，以及預(yù)備好在會(huì)談中涌現(xiàn)某些變更時(shí)所應(yīng)采用的對(duì)策和應(yīng)變辦法，力爭會(huì)談成功，以取得更佳的后果。對(duì)一般中、小商品的進(jìn)出口,則只要擬定簡單的價(jià)錢計(jì)劃即可。

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