出口賣家應該在申報出口退稅(免稅)后15日內，將所申報免稅或者退稅貨物的單證，依照申報退稅(免稅)的出口貨物次序，填寫《出口貨物備案文件目錄》，注明備案文件的寄存地點，供主管稅務機關核實。

然而，在實際出口業務中，一些出口賣家沒有簽署書面購銷合同，而是簽署了口頭合同和電子合同。在這種情形下，如何進行單證備案呢？

出口賣家備案的單證為電子數據或無紙化，可采取以下兩種方法之一備案：

1、出口賣家未簽署書面出售合同，簽署電子合同、口頭合同等無紙化合同，符合中國合同法規定的，出口賣家打印電子合同，口頭合同由出口賣家經理書面記錄口頭合同內容，簽訂聲明記錄內容與事實一致，加蓋賣家公章備案。

對于其他文件的備案，如 有關行政部門采用無紙化管理辦法，使出口賣家無法獲得紙質文件或賣家自制電子文件，出口賣家可以將相關電子數據打印成紙質文件，加蓋賣家公章，簽字打印文件與原電子數據一致。

2、除口頭合同外，對于出口賣家訂立的電子采購出售合同， 有關行政部門采取無紙化管理文件和賣家自制電子文件等，出口賣家可以提出書面申請，經主管稅務機關同意，可以應用電子文件記錄管理，即以電子數據的形式記錄相關文件。

出口賣家應該確保電子文件記錄的真實性，定期備份相關電子數據。稅務機關依照規定取得記錄文件時，應該依照稅務機關的要求，如實提供電子數據或者打印并加蓋賣家公章的紙質文件。

因此，外貿賣家要注意：即使是口頭合同也要按規定及時備案，以免影響后續退稅。

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