很多新人做外貿對單證的過程不甚了解，今天小編整理了詳細的外貿單證全過程，下面就和小編一起來看看吧。

1．客戶詢盤：一般在客戶下PurchaseOrder（一般簡稱為PO）之前，都會有相關的OrderInquiry給業務部，做一些細節上的了解。

2．報價：業務部及時回復客人詢盤，明確貨物品名，型號，生產廠家，數目，交貨期，付款方法，包裝規格及柜型等，制造成正式報價單Quotation給客戶。報價單需要用你司抬頭以及注明客戶信息，也別忘了注明報價的有效期。因為匯率和原料價錢的波動，報價可能視情形進行調整，因此注明報價有效期為以后調價做好鋪墊。

3．吸收訂單：經過洽談，客戶確認報價后會發送訂購單PurchaseOrder給業務員，并要求業務員制造形式發票ProformaInvoice（一般簡稱為PI）。業務員制造完PI，發給客戶確認。

4．預備生產訂單：得到客人的訂單確認后，開端預備給工廠下單。

5．業務審批：依照一般的公司過程，業務部收到訂單后，制成訂單明細，連同客戶訂單復印件一起交由管理人員審批后再交給部門跟單員跟進，沒有跟單員的公司，業務員自行跟進。

6．下達生產通知：業務部在明確交貨期后，滿足下列情形可下達生產通知,通知工廠按時生產：

6.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，然后業務員和單證員差異審查信譽證，檢討是否存在錯誤，交貨期能否保障及其它可能的問題，如有問題應立即請客人改證。

6.2：如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經到賬。

6.3：如果是放帳客戶，或通過銀行D/A等方法收匯等，需經理確認。

7．驗貨

7.1：在交貨期前一周，要通知驗貨員驗貨。

7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告訴計劃部。

7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公平行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系，預約驗貨時間，確保在交貨期前支配好時間。明確后將驗貨時間通知工廠。

8．制備基本文件。依據工廠提供的裝箱材料，制造出口合同，出口商業發票，裝箱單等文件（一般由業務跟單員制造，交給單證員）。

9．商檢：如果是 法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發票等商檢所需材料。而且要告知工廠將來產品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

10．租船訂倉：

10.1．如果給客戶的報價是基于FOB條款，通常客人會指定貨代。盡早與貨代聯系，了解將要支配的出口口岸，船期等情形，確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否到達客人要求的交貨期。應在交貨期兩周之前向貨運公司發出書面定倉通知（SHIPPINGORDER，簡稱SO），通常在開船一周前可拿到定倉紙。

10.2．如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經對比選擇價錢優惠信用好船期適合的船公司，并通告給客人。如客人不贊成要另選客人認可的船公司。開船前兩周書面定倉，流程同上。

10.3．如果貨物不夠一個小柜需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關時間，入倉報關要求等內容。

11．支配拖柜：

11.1．貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應選擇安全可靠，價錢合理的公司簽定協定長期合作，以確保安全及準時。要給拖車公司提供以下材料：定倉確認書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數目，裝柜地址，報關行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明不能晚到。并要求回傳一份上柜材料，列明柜號、車牌號、司機及聯系電話等。沒有長期合作的拖車公司也可讓貨代支配貨運事宜并在向貨代支付本地費時一并支付提貨相關費用即可。

11.2．發送一份裝車材料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話。

11.3．要求工廠在貨柜分開工廠后盡快提供一份裝貨通知給業務部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數目等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的材料。要求工廠裝柜后必定要記住上封條。

12．委托報關：在拖柜同時將報關所需材料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間（船截關前）。委托報關時，應提供一份裝柜材料，內容包含所裝貨物及數目，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關時間，拖車公司，柜型及數目，本公司的聯系人和電話等。

13．獲得運輸文件：

13.1．更遲在開船后兩天內，要將提單補料內容發送給船運公司或貨代。補料要按L/C或客人的要求來做，并給出準確的貨物數目，以及一些特別要求等，包含要求船公司伴隨提單出的船證明等。

13.2．督促船公司盡快出提單樣板及本地費用帳單。細心核對提單樣本無誤后，向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本。

13.3．及時支付運雜費等本地費用，付款后通知船公司及時取得提單正本等運輸文件。

14．預備其他文件

14.1．商業發票：L/C要求提供的文件中，對商業發票要求更嚴厲。發票的日期要明確在開證日之后，交貨期之前。發票中的貨物描寫要與L/C上的完整相同，小寫和大寫金額都要準確無誤。L/C上對發票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭。如果發票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。

14.2．FORMA原產地證書：FORMA原產地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C的交貨期和開船日之前，在發票日期之后。未能在發貨之前辦理的，要辦理后發證書，需提供報關單，提單等文件。經香港轉運的貨物，FORMA證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。目前市面上有許多代辦FORMA證的服務，可依據需要找人代辦。

備注：FORMA，就是普惠制原產地證明書，它是具有法律效率的我國出口產品在給惠國享受在更惠國稅率基本上提高減免進口關稅的官方憑證。目前給予我國普惠制待遇的 共38個。

14.3．一般原產地證(CO,也就是certificateoforigin)：一般原產地證可在中國貿易增進會辦理，要求低一些?？稍诎l貨之后不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽，也和發票一樣要提前20天辦理。目前市面上有許多代辦原產地證的服務，費用一般在100-200元之間，可依據需要找人代辦。

14.4．裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內，要通知客人發貨的細節，包含船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數目，金額，包裝件數，嘜頭，目標港代理人等。有時L/C要求提供發送證明，如報告書，發函底單等，注意按客人要求的時間內辦理。

14.5．裝箱單：裝箱單應了解地表明貨物裝箱情形。要顯示每箱內裝的數目，每箱的毛重，凈重，外箱尺碼。按外箱尺碼盤算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要和提單相符。

15．交單：

15.1．采取L/C收匯的，應在規定的交單時間內備齊全體單證并嚴厲審單，確保沒有錯誤才交銀行議付。

15.2．采取T/T收匯的，在取得提單后馬上電郵提單復印件給客人付款，確認收到余款后再將提單正本及其他文件（PI,PL,FORMA或CO）寄給客人。切勿在沒有收到尾款時就將正本寄給客戶，客戶一旦拿到提單正本便可以從目標港提貨，增長了供給商收款的風險。付款條款是100%T/Tinadvance的客戶，可以在發貨前就和貨代交流選擇提單電放服務。

16．業務登記：每單出口業務在完成后要及時做登記，便于以后查詢統計等。

17．文件存檔：所有的文件、L/C和議付文件必需留存一整套以備查用。

18.單證員平時應注意收集運價變動，船期，航線等信息，為業務員報價提供幫助。

上述內容是完全的單證過程，希望對各位跨境賣家有所幫助。

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